Program KSI3 Pro umożliwia wymianę dokumentów w formie elektronicznej (np. na dyskietkach, płytach CD, poprzez Internet). Wymiana ta może dotyczyć zarówno dokumentów przesyłanych między użytkownikami programu KSI3 Pro, jak i dokumentów pochodzących z innych programów, ponieważ format przesyłanych danych jest jawny i udokumentowany.
Ze względu na to, że dane mają strukturę blokową oraz zawierają informacje o wersji formatu, zastosowana metoda umożliwia łatwe zachowanie wstecznej kompatybilności (program KSI3 Pro w kolejnych wersjach może czytać i pisać używając starszych odmian formatu).
Program KSI3 Pro umożliwia definiowanie przez użytkownika własnego formatu wymiany danych patrz "Definiowalne wydruki / eksporty"
Rodzaje dokumentów eksportowanych i importowanych przez KSI3 Pro
Mechanizm przenoszenia danych umożliwia eksportowanie dokumentów sprzedaży (lub rozchodu) i ich importowanie po drugiej stronie, jako dokumentów przychodu (zakupu). Struktura bloku przewiduje także przekazywanie informacji o kontrahentach, wydawcach i towarach (co pozwala np. automatycznie założyć nową kartę książki podczas importu). Poniższa tabelka zawiera zestawienie typów dokumentów eksportowanych i odpowiadających im dokumentów importowanych:
| dokument eksportowany | dokument importowany | ||
| FA | Faktura | PZ | Przyjęcie |
| zPZ | Zwrot przyjęcia | zFA | Zwrot faktury |
| WZ | Wydanie książek w konsygnację | PK | Przyjęcie książek w konsygnację |
| rWZ | Faktura do PK | rPK | Rozliczenie przyjęcia w konsygnację |
| zPK | Zwrot przyjęcia w konsygnację | zWZ | Zwrot wydania w konsygnację |
| rPK | Rozliczenie przyjęcia w konsygnację | rWZ | Rozliczenie wydania w konsygnację |
| MM- | Wydanie międzymagazynowe | MM+ | Przyjęcie międzymagazynowe |
| rMM+ | Rozliczenie MM+ | rMM- | Rozliczenie MM- |
| zMM+ | Zwrot przyjęcia MM+ | zMM- | Zwrot wydania MM- |
| REZ | Rezerwacja | ZAM | Zamówienie |